Staf Utama Dukungan (Jarak Jauh)

Lokasi: Jarak Jauh

Gaji: Mulai dari $800 USD per bulan (berdasarkan pengalaman)

Tentang Peran

Kami mencari Asisten Eksekutif yang terorganisir dengan baik dan proaktif untuk memberikan dukungan khusus kepada COO kami. Peran ini melampaui tugas administratif tradisional — Anda akan bertindak sebagai mitra operasional kunci, membantu mengelola proyek, menganalisis data, berkomunikasi dengan tim, dan menyiapkan presentasi dan laporan berkualitas tinggi. Pekerjaan Anda akan memungkinkan COO untuk fokus pada kepemimpinan strategis dengan memberikan pembaruan yang tepat waktu dan akurat serta menghilangkan hambatan bagi tim.

Tanggung Jawab Utama

• Mengelola email, kalender, dan komunikasi COO dengan profesionalisme dan kebijaksanaan.
• Menggunakan Excel (PivotTables, VLOOKUP, pembersihan data) untuk menganalisis dan merangkum data untuk laporan dan pengambilan keputusan.
• Membuat presentasi dan konten visual yang menarik dan halus menggunakan Canva dan PowerPoint untuk pertemuan donor, proposal, dan pembaruan internal.
• Menggunakan alat manajemen proyek seperti Asana (atau Teams/Slack) untuk membuat dan melacak tugas, daftar periksa, dan tonggak proyek.
• Secara proaktif mengikuti perkembangan anggota tim untuk mengumpulkan pembaruan progres, mengidentifikasi hambatan, dan mengkomunikasikan kekurangan kepada COO
• Membantu dalam mengkoordinasikan acara donor, pertemuan, dan komunikasi.
• Menulis komunikasi tertulis yang jelas dan profesional atas nama COO.
• Mengorganisir file digital, catatan pertemuan, dan dokumentasi untuk akses dan referensi yang mudah.
• Menerjemahkan ide dan visi tingkat tinggi dari VP menjadi rencana dan presentasi yang dapat ditindaklanjuti.
• Bertindak sebagai penghubung antara VP dan tim yang lebih luas, memastikan aliran informasi yang lancar dan penyelesaian tujuan yang tepat waktu.

• Keterampilan dan Kualifikasi yang Diperlukan - BAHASA PERANCIS adalah NILAI TAMBAH +++
• Fasih berbahasa Inggris dengan keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik.
• Pengalaman terbukti dalam peran administratif, asisten eksekutif, atau dukungan kepala staf.
• Kemahiran tingkat lanjut dalam Microsoft Excel (PivotTables, VLOOKUP, analisis data).
• Terampil dalam Canva dan PowerPoint untuk membuat presentasi profesional.
• Pengalaman dengan platform manajemen proyek seperti Asana, Microsoft Teams, atau Slack.
• Sangat terorganisir, detail-oriented, dan mampu mengelola berbagai prioritas dengan efisien.
• Inisiatif yang kuat dan keterampilan pemecahan masalah; nyaman mengambil tanggung jawab dan bekerja secara mandiri.
• Keterampilan interpersonal yang sangat baik, mampu berkomunikasi dan menindaklanjuti dengan efektif dengan anggota tim.
• Nyaman bekerja secara remote dengan pengawasan minimal.

Diutamakan

• Pengalaman mendukung kepemimpinan senior di organisasi nirlaba atau yang didorong oleh donor.
• Pengalaman sebelumnya dalam mengelola komunikasi atau acara donor.
• Keterbiasaan dengan operasi layanan backend atau layanan bersama.
• Jika Anda berkembang dalam lingkungan yang cepat, memiliki hasrat terhadap keunggulan operasional, dan ingin menjadi kontributor kunci dalam tim kepemimpinan yang dinamis, kami ingin mendengar dari Anda!