尋找現場/混合工作

我們正在尋找一位初級虛擬助理，以支持我們位於香港的汽車公司。此角色旨在為一位高度組織、注重細節的個體設計，負責處理各部門的行政任務。您將遠程工作，確保項目工作流程，特別是在ClickUp中的工作流程，保持最新、準確並與團隊目標保持一致。

作為初級虛擬助理，您需負責監督重複性任務、執行高質量的文檔、促進團隊協調，並確保沒有任務被忽略。從管理日程到文件整理、會議組織及撰寫會議紀要，您的支持對於日常業務功能的順利運作至關重要。

此角色要求具備優秀的英語交流能力、穩健的項目管理工具經驗，以及在動態和快速變化的環境中茁壯成長的能力。

• ClickUp工作流程管理：監控並更新所有部門的任務工作流程，以確保準確的進度跟踪和問責制。
• 重複性任務監督：跟踪並跟進重複性任務，以確保一致性和完成度。
• 日曆與會議管理：安排內部和外部會議，管理日曆，並撰寫全面的會議紀要以供團隊分發。
• 檔案與文檔組織：維護數字檔案系統，包括在共享驅動器中組織、重命名和歸檔檔案。
• 電子郵件與溝通支持：專業地回覆和組織來信；根據需要為領導層確定優先順序。
• 項目支持：通過協助項目時間表、交付物和在Google Sheets、ClickUp及Dear Inventory等平台上的更新來支持各個團隊。
• 研究與報告：進行市場趨勢、競爭對手及相關行業主題的研究；根據需要準備報告。
• 客戶服務支持：作為查詢的第一聯絡點，提供禮貌和有幫助的回應。
• SOP文檔與視頻錄製：以書面形式創建和維護標準作業程序(SOP)，並按照公司的標準錄製SOP視頻，確保清晰度、語調和品牌的一致性。
• 臨時行政任務：協助處理指派的各種行政任務，以支持業務運營。

• 具有虛擬助理或類似行政職位的相關經驗。
• 具備優秀的英語書面及口頭溝通能力。
• 高度關注細節，具備良好的組織能力及後續跟進能力。
• 擁有豐富的專案管理工具使用經驗，尤其是ClickUp。
• 能夠獨立管理日程和約會。
• 能夠同時處理多重優先事項，並跨部門協作。
• 具備技術敏感度，樂於掌握新工具和平台。
• 擅長製作標準作業程序（SOP）文件並錄製清晰簡潔的SOP視頻。
• 具有效的文檔撰寫能力，能將對話轉化為清晰的書面輸出。
• 主動積極，具備正向態度，願意付出額外努力。
• 能在快節奏的環境下承受壓力工作。
• 歡迎高度積極和可培訓的應屆畢業生申請。