MOVE Your Business自豪地代表我們的客戶，這是一家由創始人領導的顧問公司，幫助企業家準備、執行並最大化其業務退出的價值。他們提供一個透明的端到端過程，旨在與創始人的目標保持一致。他們的量身定制方法結合了戰略準備、精心策劃的買方網絡以及退出後的規劃，以確保持久的影響。這家由創始人為創始人建立的公司，在退出過程中提供專業知識和同理心。

代表我們的客戶，我們正在尋找一位高級執行助理，以提供全面的行政支持給執行團隊，確保運作順暢和高效的工作流程。這個角色需要一位值得信賴的合作夥伴，能夠精確和謹慎地管理時間、溝通和優先事項，同時能在快節奏、動態且有時模糊的環境中茁壯成長。理想的候選人擅長監督複雜的工作流程，能快速適應變化的優先事項，並主動解決挑戰，以保持執行團隊在其最高水平運作。

主要責任：

• 執行支持
• 為1-3位高級執行官提供高級行政支持，包括日曆管理、旅行協調和費用報告
• 預測執行官需求，主動提供行政和運營任務的支持
• 以最高的誠信和謹慎處理敏感和機密信息

• 會議與溝通管理
• 代表執行官管理和優先處理來自各方的請求、電子郵件、會議邀請和通信
• 準備簡報文件、演示文稿和會議資料；記錄並分發會議筆記及後續行動
• 協調內部和外部會議、電話和活動的物流，跨多個時區
• 作為客戶、投資者、投資組合公司及其他外部利益相關者的聯絡人

• 項目與工作流程管理
• 協助項目管理，跟踪關鍵交付成果，確保截止日期的達成
• 跟踪關鍵組織和個人截止日期，包括合同日期、政策續簽、還款計劃、合規義務及其他時間敏感的交付成果
• 維護系統和流程，以提高執行效率和組織有效性

• 文檔與信息管理
• 維護組織良好的數字檔案系統，確保及時的文檔管理和關鍵材料（例如購買協議、投資備忘錄、法律合同和財務計劃）的輕鬆檢索

• 臨時支持
• 根據管理團隊的需要，為各種項目和任務提供額外支持，包括研究、活動規劃及其他指定的職責

要求與資格：

• 5年以上擔任執行助理的經驗，理想情況下支持C級高管，並具有高速增長、顧問、投資或創業環境的經歷
• 必須流利使用英語
• 強大的組織能力和對細節的極致關注
• 在快速變化和無結構的環境中，具備管理多個、經常變化的優先事項的證明能力
• 優秀的溝通和人際交往能力——專業、清晰且自信
• 能夠獨立工作並代表執行官做出判斷
• 具有技術能力，熟練掌握：
• Google Workspace（Docs、Sheets、Calendar、Drive、Gmail）
• Microsoft Excel（數據輸入、格式設置、公式、輕量分析）
• QuickBooks（費用跟踪、發票管理、報告）
• 電子簽名平台（例如，DocuSign、HelloSign）
• 能夠以謹慎、誠信和高水平的專業精神工作

工作時間：

全職（每週40小時）

星期一至星期五，太平洋時間上午8點至下午5點