Judul Pekerjaan: Manajer Proyek – Operasi Akuntansi

Departemen: Operasi

Lokasi: Remote-first (berbasis di Filipina)

Melapor Kepada: CEO DTLA CPA

Tentang HeyApril

• HeyApril adalah perusahaan dukungan operasional dan perekrutan yang menerapkan model remote-first, yang berspesialisasi dalam memberdayakan firma akuntansi dan tim keuangan melalui bakat Filipina kelas dunia. Kami didorong oleh budaya keunggulan, inovasi, dan pertumbuhan—dan kami mencari seseorang yang memiliki semangat yang sama.

Gambaran Peran

• Kami mencari Manajer Proyek untuk memimpin manajemen operasi dan kinerja Tim Akuntansi yang ditugaskan untuk klien terbesar kami. Peran ini sangat penting dalam memastikan pengiriman yang tepat waktu dan berkualitas tinggi, mempertahankan produktivitas tim, serta menerapkan perencanaan sumber daya dan perbaikan proses secara proaktif. Manajer Proyek akan berkoordinasi dengan fungsi pendukung, mendorong pelaporan kinerja melalui alat operasional, dan bekerja sama dengan kepemimpinan untuk memastikan tim beroperasi dengan efisiensi puncak.

Tujuan Peran:

• Untuk meningkatkan keunggulan operasional, menetapkan praktik terbaik dalam menyelesaikan pengiriman akuntansi, dan memastikan bahwa tim selalu tampil terbaik dalam memberikan layanan kepada klien kelas dunia.

1. Pengawasan Operasi & Pengiriman Klien

• Memastikan semua pengiriman untuk klien DTLA CPA diselesaikan tepat waktu, dengan standar tinggi, dan sesuai dengan harapan klien.
• Berkolaborasi dengan tim operasi dan dukungan (Operasi, TI, Admin, BD, dan HR) untuk memantau pelaksanaan dan mengatasi masalah alur kerja.
• Memimpin dan memastikan ritme operasional harian diikuti—termasuk cek rutin, pelacak, dan standup—untuk mempertahankan disiplin operasional.

2. Manajemen Kinerja & Pelaporan

• Bekerja sama dengan tim operasi untuk menyelesaikan kartu skor kinerja bulanan untuk semua akuntan.
• Secara rutin meninjau dan mengaudit alat manajemen proyek dan dasbor untuk memverifikasi penyelesaian tugas, penyeimbangan beban kerja, dan produktivitas individu.
• Menganalisis kinerja tim menggunakan data yang tersedia dan melaporkan masalah atau tren kinerja rendah dengan rencana tindakan yang diusulkan.

3. Perencanaan Sumber Daya & Kapasitas

• Memantau jumlah anggota tim vs. beban kerja klien, memastikan bahwa tingkat staf seimbang dan penyesuaian proaktif dilakukan sesuai kebutuhan.
• Mengembangkan rencana kontinjensi untuk cuti, attrisi, atau ketidakhadiran mendadak untuk mencegah gangguan layanan.
• Menugaskan pekerjaan klien baru secara strategis dan mengalihkan peran yang ada untuk mengakomodasi perubahan pipeline dan pengunduran diri.

4. Pengawasan Staf & Penutupan

• Memastikan penjadwalan staf harian dan mingguan direncanakan dan dikomunikasikan dengan tepat.
• Berkolaborasi dengan tim perekrutan dan HR untuk menyelaraskan upaya perekrutan dengan kebutuhan yang diperkirakan.
• Memelihara daftar yang akurat dan terkini untuk penugasan dan ketersediaan di seluruh tim.

5. Penyelesaian Masalah & Kolaborasi Proses

• Menjadi kontak utama untuk masalah operasional yang mempengaruhi pengiriman, kinerja, atau hambatan sistem.
• Bermitra dengan tim TI untuk mengeskalasikan titik nyeri operasional yang berulang yang dapat diselesaikan melalui otomatisasi atau peningkatan sistem.
• Bekerja dengan kepemimpinan operasional untuk meninjau dan meningkatkan SOP, alur kerja, dan daftar periksa yang digunakan di seluruh tim.

6. Peningkatan Berkelanjutan & Praktik Terbaik

• Menjadi penggerak dalam penciptaan dan dokumentasi praktik terbaik untuk semua tugas dan pengiriman yang berulang.
• Memfasilitasi retrospektif atau tinjauan setelah tindakan untuk mengumpulkan umpan balik dan terus mengoptimalkan proses operasi.
• Mengusulkan inisiatif otomatisasi proses atau perampingan untuk meningkatkan akurasi, ketepatan waktu, dan produktivitas tim.

Kualifikasi

• Pengalaman manajemen proyek atau operasi selama 3+ tahun, idealnya di lingkungan BPO, jarak jauh, atau akuntansi.
• Memiliki pemahaman mendalam tentang hasil akuntansi dan timeline (misalnya, akhir bulan, musim pajak, rekonsiliasi, dll.).
• Penguasaan yang kuat terhadap sistem manajemen kinerja, pelaporan, dan KPI.
• Terampil menggunakan alat manajemen proyek (misalnya, Monday.com) dan platform kolaborasi (misalnya, Google Workspace).
• Latar belakang dalam pemikiran sistem atau perbaikan proses (misalnya, Lean, Six Sigma, dll.)
• Sangat terorganisir, analitis, dan proaktif dalam menangani potensi masalah sebelum berdampak pada operasi.
• Komunikator yang sangat baik yang dapat berinteraksi secara efektif dengan rekan tim, fungsi pendukung, dan pemangku kepentingan klien.

Keuntungan yang Dimiliki

• Pengalaman bekerja langsung dengan firma CPA atau departemen keuangan.
• Paparan terhadap operasi tim jarak jauh/offshore atau mengelola tim yang terdistribusi.

Mengapa Bergabung dengan HeyApril?

• Menjadi bagian dari perusahaan yang berorientasi misi dan mengutamakan manusia yang mentransformasi pengadaan staf jarak jauh di bidang keuangan.
• Berkolaborasi dengan rekan-rekan yang berkinerja tinggi dalam budaya kerja yang berorientasi pada hasil dan jarak jauh.
• Mengambil kepemilikan atas inisiatif yang memberikan dampak nyata—baik bagi tim maupun klien kami.
• Akses ke peluang pertumbuhan dan pembelajaran yang berkelanjutan seiring dengan ekspansi global kami.